معلومات إدارية هامة للمدرسين ومديري المدارس

معلومات ادارية هامة للإدارة المدرسية

أولا: دفاتر شئون العاملين:-

١- يوجد دفتر حضور وإنصراف لتوقيع جميع العاملين فيه وهو دفتر ادارى حيث انه بناء عليه يتم صرف المرتبات والحوافز لذا يجب الاعتناء به وعدم الكشط او الشطب او استعمال المزيل حيث ان ذلك يعتبر مخالفه ماليه

٢- يوجد دفتر 68 اجازات تقوم وكيل المدرسة او الإداري بتفريغ الاجازات العارضة فيه والتأخيرات واذن الخروج اثناء العمل ويوجد فى أول الدفتر مراية يتم فيها تسجيل أسماء جميع العاملين وأيام العارضه مجمعة للذين حصلوا عليها أثناء العام وهى 7 ايام على مدار العام وبعد اليوم الخامس يتم توقيع الموظف بأن هذا هو اليوم الخامس وباقى له يومان وعند انتهاء السبعة أيام العارضه يوقع الموظف بأن هذا هو اليوم السابع واى يوم بعد ذلك يكون اعتياديا او الانقطاع بالخصم ويتم كتابة طلب الاجازة العارضه يرفق فى ملف الموظف

٣- يوجد دفتر 130ع.ح وهو سجل به جميع بيانات الموظف بحيث يكون صحيفة أحوال للموظف ويسجل به الاجازات الاعتيادية والمرضية وأجازات الوضع ورعاية الطفل وبدون مرتب والانقطاع والتقارير السنوية وأى تغير يطرأ على الموظف من حصوله على مؤهل جديد أو درجة أو علاوة أو جزاء وخلافه

٤- يوجد ملف فرعى لكل موظف بالمدرسة دوسية يرفق فيه أى اوراق تخص الموظف وكذلك أجازته العارضة والاعتيادية أوالمرضية أى شىء خاص به من انتداب أو نقل و خلافه

٥ـ يوجد دفتر للنوبتجية يقوم بالتوقيع عليه من العمال وحراس الأمن المكلفين بالنوبتجيه بالمدرسه اسبوعيا مقدما ويتم اخطار أمن الإدارة التعليمية به لقيام امن الإدارة بالمتابعة ويوقع عليه ايضا من الموظف القائم بالعمل على الدفتر و رئيسه

٦- يوجد دفتر للصادر يتم فيه تسجيل جميع البيانات والخطابات و الانذارات الصادرة من المدرسة

٧- يوجد دفتر وارد يسجل به جميع النشرات والمكاتبات الواردة من الإدارة أو المديرية أو الوزارة ويتم التوقيع عليها بالعلم لمن يخصه الامر

٩- دفتر الاشارات لتلقى الاشارات ويتم تسجيلها ويوقع عليها المختص الذى تخصه الاشارة بالعلم كلا فيما تخصه

ثانيا : دفاتر شئون الطلبة :-

١- يوجد دفتر 31 مصروفات لقيد أسماء الطلبة وكذلك تواريخ ميلادهم ورقم قسيمة سداد المصروفات

٢- يوجد دفتر سلوك بكل فصل على حدة يسجل فيها غياب الطلبة وتسجل من واقع دفتر اجمالى الغياب وكذلك كراسات فرعية لكل فصل على حدة

٣- يوجد كشوف 41 مستجدين تسجل بها اسماء جميع الطلبة الجدد الملتحقين بالصف الأول ويتم مراجعته

٤-؛الاحصاء الشهر ي لجميع الطلاب ويدرج به التحويلات ويتم مراجعته شهريا لشئون الطلبة بالادارة

ثالثا : دفاتر التوريدات:-

١- دفتر واحد حكومى خاص بالاضافة للأصناف الواردة سواء من دائرة الصرف أو من المشتروات أو مصروفة من اى جهة على اذن صرف 111 ع ح أو بفاتورة

٢- ثلاثة دفاتر مخازن يتم تسجيل الاصناف الواردة فيها من واقع اذن الصرف واذن الاضافة ويتم اضافة كل صنف على حده فى الصفحة الخاصة به وبالدفتر الخاص به حيث يتم فتح 3دفاتر مخازن لكل قسم على حده حسب الاصناف الموجودة دفتر مستديم لعهده وخلافه

٤- استمارات للاستهلاك للعهد مراد استهلاكها ويتم الانتهاء من اجراءات الاستهلاك قبل شهر مارس من كل عام اى قبل تجهيز الجرد حيث يوجد جرد عام وعام لجميع العهد الموجوده ويتم مراجعتها بدائره الصرف بالإدارة 

رابعا : دفاتر المالية :-

١- دفاتر 123 ت يتم تحصيل المصروفات عليها ولكل طالب إيصال خاص به بالمبلغ الذى يسدده كذلك يحصل عليها اى مبلغ تبرعات او اى إيراد من الوحدة المنتجة ثم يتم ايداع المبالغ المحصلة بحساب البريد الخاص ويتم توزيع اجمالى المبلغ المحصل خلف آخر قسيمة حسب الانشطة المحصلة والموردة

٣- يوجد دفاتر 20 ،22 يتم فيها تسجيل جميع الايرادات تسجيل جميع الايرادات والمسحوبات والمصروفات اولا باول لكل نشاط على حده حسب عمليات التوريد والمطابق لدفاتر 123 ت.ت

٤- دفتر 63 ع.ح والخاص بالسلفة المستديمة حيث انه يصل من حسابات الادارة شيك بمبلغ خاص بالسلفه المستديمة لمدة عام يتم تسويتة اول باول وان المبلغ الذى يصرف منه على الارتباطات الواردة يتم استعاضتة من الحسابات كلما بلغ النصرف 70% من قيمة السلفة لكى يتم استخراج شيك من الحسابات بقيمة المبلغ المنصرف ليرجع اجمالى السلفة كما كان وهكذا يتم الصرف والاستعاضة حتى 30 / 6 نهاية السنة المالية من كل عام ثم تسلم جميع مستندات الصرف لحسابات الادارة واذاتبقى مبلغ من قيمة السلفة يتم رده